L’introduzione del registro elettronico segna l’ultimo dei passi, lenti ma inarrestabili, che sta percorrendo il settore della formazione in campo digitale.
Gestire una scuola, un’università o un ente di formazione non è un’attività del tutto semplice, poiché la quantità di dati è vasta e differenziata e si suddivide in:
- gestione temporale: calendari e presenze, sostituzioni, scadenze
- gestione anagrafica: allievi, docenti, tutor e aziende
- gestione documentale ed amministrativa: fatture, attestati, pagamenti, erogazione di fondi.
A tal proposito è quindi indispensabile pensare di gestire programmi, corsi di studio, lezioni, studenti e collaboratori tramite un software cxm.
In che modo può facilitare l’attività quotidiana di un ente di formazione?
Grazie ad un sistema CXM è possibile tracciare, storicizzare e mettere in relazione tutti i dati relativi a tutte le persone che hanno a che fare con l’ente e gli eventi che interessano la struttura.
Negli ultimi anni è diventato cruciale avere un sistema che permetta di gestire una macchina così come complessa come un ente di formazione, permettendo alla stessa di rimanere competitiva sul mercato.
Ogni giorno, le persone legate alla scuola – siano esse interne o esterne; dipendenti (docenti e personale amministrativo), utenti (alunni) o clienti (genitori) – hanno a che fare con azioni, interazioni e processi che coinvolgono molti dati e collegano diversi ambiti e settori dell’organizzazione.
Proprio per questo motivo, il CXM consente di:
- velocizzare le operazioni
- eliminare qualsiasi duplicazione di dati
- incrementare il livello di servizio
- ridurre al minimo la possibilità di errori
- tagliare drasticamente il lavoro a basso valore aggiunto spesso richiesto al personale amministrativo e di segreteria.
Quando è utile ricorrere ad un sistema CXM ?
E’ utile ricorrere ad un sistema CXM in due occasioni in particolare:
- quando la scuola o l’ente di formazione si ferma a valutare la propria situazione attuale, rendendosi conto che la mole di dati che la scuola quotidianamente tratta si è moltiplicata e diventa molto rilevante il costo umano di operazioni anche banali, che si trovano a richiedere molte operazioni inutili, generando una ridondanza di dati e intaccando pesantemente sia l’efficienza che l’efficacia del lavoro delle persone.
- quando è in procinto di espandersi e si prevede la necessità di riorganizzare processi, dati e organizzazione del lavoro prima che l’aumento dei volumi e del carico di lavoro mettano in difficoltà le persone facendo collassare l’intera struttura.
